Annulerings- en Deelnamevoorwaarden

Collector Geeks

Geldig voor evenementen georganiseerd door Geek Events VZW

E-mail: info@collectorgeeks.com

Websites: collectorgeeks.com – collectorgeeks.be – collectorgeeks.nl

________________________________________

1. Inleiding

Collector Geeks is een officieel onderdeel van Geek Events VZW, een organisatie die evenementen organiseert voor geeky verzamelaars en fandom-liefhebbers.

Om de veiligheid, het comfort en de organisatorische duidelijkheid voor alle betrokken partijen te waarborgen, zijn onderstaande voorwaarden van toepassing op alle bezoekers, standhouders, partners en deelnemers.

Door het boeken van een stand, ticket of dienst verklaart men zich uitdrukkelijk akkoord met deze voorwaarden.

________________________________________

2. Annuleringsvoorwaarden voor Standhouders

Annulering door de standhouder

• Tot 90 dagen vóór het evenement

Een administratiekost van 25% van het volledige bedrag wordt ingehouden.

• Tussen 60 en 30 dagen vóór het evenement

Er wordt 50% van het volledige bedrag terugbetaald.

• Binnen 30 dagen vóór het evenement

Er is geen terugbetaling mogelijk, ongeacht de reden.

No-show beleid

Bij afwezigheid zonder voorafgaande annulering:

• geen terugbetaling;

• mogelijk geen recht op deelname aan toekomstige edities zolang openstaande facturen of problemen niet zijn opgelost.

Geek Events VZW behoudt zich het recht voor om no-shows te weigeren voor toekomstige samenwerkingen.

________________________________________

3. Annulering door Medische Overmacht

In uitzonderlijke medische situaties kan een standhouder een verzoek tot uitzondering indienen.

Voorwaarden:

• schriftelijke melding;

• geldige medische verklaring;

• beoordeling en goedkeuring liggen volledig bij Geek Events VZW;

• eventuele compensatie gebeurt via een voucher of gedeeltelijke vergoeding.

Geek Events VZW behoudt zich steeds het recht voor om een verzoek te weigeren.

________________________________________

4. Overlijden in de Eerste Familiekring

Bij overlijden van een direct familielid (ouders, partner, kinderen, broers of zussen) kan een volledige terugbetaling worden toegestaan.

Bewijsstukken kunnen worden opgevraagd. Het wordt aangeraden deze onmiddellijk mee te bezorgen bij de melding.

________________________________________

5. Overmacht en Onvoorziene Omstandigheden

Onder overmacht wordt onder meer, maar niet uitsluitend, verstaan:

• extreme weersomstandigheden;

• overheidsmaatregelen;

• stakingen of mobiliteitsproblemen;

• plotselinge ziekte of overlijden van gasten;

• internationale reisproblemen;

• nationale crisissituaties;

• oorlog.

In dergelijke gevallen:

• kan Geek Events VZW het evenement wijzigen, verplaatsen of annuleren;

• vindt geen terugbetaling van toegangstickets plaats;

• kan de standhouder naar goeddunken van de organisatie een voucher ontvangen voor een nieuwe datum;

• is Geek Events VZW niet aansprakelijk voor gemaakte reis-, transport- of verblijfskosten.

________________________________________

6. Slecht Weer & Veiligheid

Geek Events VZW kan het evenement geheel of gedeeltelijk stopzetten indien de veiligheid van bezoekers, standhouders of crew in het gedrang komt door onder meer storm, hevige regenval, onweer, sneeuw, bliksem of andere risicovolle omstandigheden.

Indien het evenement moet worden:

• onderbroken;

• ingekort;

• ontruimd;

vindt geen restitutie plaats.

Veiligheid heeft steeds absolute prioriteit.

________________________________________

7. Overdracht van Standruimte

• Standruimte mag enkel worden overgedragen of doorverkocht met schriftelijke toestemming van de organisatie.

• De aanvraag moet minstens 14 dagen vóór het evenement schriftelijk gebeuren via info@collectorgeeks.com.

• De nieuwe standhouder moet voldoen aan alle regels, categorieën en richtlijnen van Collector Geeks.

• De organisatie behoudt zich het recht voor om overdrachten te weigeren om kwaliteits- of veiligheidsredenen.

________________________________________

8. Gedragscode & Toegelaten Producten

Om een veilige en aangename beurs te garanderen, gelden de volgende regels.

Verboden zijn onder meer:

• namaakartikelen of counterfeit merchandise;

• gevaarlijke voorwerpen;

• illegale goederen;

• producten die in strijd zijn met auteurs- of merkrechten;

• voedselverkoop.

Bij overtreding:

• onmiddellijke verwijdering uit de zaal;

• geen terugbetaling;

• mogelijke uitsluiting van toekomstige edities.

________________________________________

9. Aansprakelijkheid

De organisator, Geek Events VZW, kan niet aansprakelijk worden gesteld voor:

• verlies, schade of diefstal van goederen van standhouders, medewerkers of bezoekers;

• materiële schade veroorzaakt door derden;

• lichamelijke letsels of ongevallen als gevolg van onvoorzichtigheid, nalatigheid of onjuist handelen van deelnemers, standhouders of bezoekers;

• lage, tegenvallende of ontbrekende verkoopresultaten, ongeacht de oorzaak, waaronder onder meer maar niet uitsluitend:

o een lager dan verwacht bezoekersaantal;

o bezoekersgedrag, koopbereidheid of interesses;

o economische of marktomstandigheden;

o concurrentie van andere standhouders;

o de ligging, indeling of toewijzing van een standplaats binnen het evenement.

Eventuele communicatie over verwachte bezoekersaantallen, eerdere edities, groeiprognoses of vergelijkingen met andere evenementen is louter indicatief en houdt geen resultaats- of omzetverbintenis in.

Tegenvallende resultaten, persoonlijke verwachtingen of subjectieve inschattingen vormen geen geldige reden voor ontbinding van de overeenkomst, noch voor volledige of gedeeltelijke terugbetaling van betaalde bedragen.

De deelnemer erkent en aanvaardt uitdrukkelijk dat het commerciële succes van zijn of haar deelname afhankelijk is van eigen factoren, zoals het aanbod, de prijszetting, presentatie, interactie met bezoekers en eigen marketinginspanningen.

Eigen verantwoordelijkheid van de standhouder

Standhouders zijn volledig en uitsluitend zelf verantwoordelijk voor:

• het beveiligen en beheren van hun eigen materiaal, installaties en goederen;

• munten, geldkoffers, kassa’s, betaalmiddelen, voorraad en alle bijhorende financiële middelen;

• de naleving van alle geldende veiligheids- en brandvoorschriften opgelegd door de organisator, locatie en bevoegde instanties;

• het afsluiten en behouden van een passende verzekering voor activiteiten, goederen, aansprakelijkheid en personeel.

De organisator kan niet aansprakelijk worden gesteld voor schade, verlies, diefstal of incidenten voortvloeiend uit het niet naleven van bovenstaande verantwoordelijkheden.

________________________________________

10. Programmawijzigingen & Afwezigheid van Gasten

Hoewel Collector Geeks streeft naar een stabiel programma (indien van toepassing), kunnen aangekondigde gasten op het laatste moment afzeggen wegens ziekte, reisproblemen of overmacht.

Dit geeft geen recht op ticketterugbetaling.

Het programma kan worden aangepast zonder recht op compensatie.

________________________________________

11. Contact & Communicatie

Alle officiële communicatie verloopt uitsluitend via:

E-mail: info@collectorgeeks.com

Websites: collectorgeeks.com – collectorgeeks.be – collectorgeeks.nl

Communicatie via sociale media geldt niet als officieel kanaal voor annuleringen of klachten.

________________________________________

12. Wijzigingen in dit Beleid

Geek Events VZW behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen.

Wijzigingen worden gepubliceerd op de officiële websites en zijn van kracht vanaf publicatie.

________________________________________

Collector Geeks

Informatie

Juridisch